Canal de Denuncias. Asignatura Pendiente.
Insistimos de nuevo en un tema que, dentro de muchas organizaciones a día de hoy, lo encontramos en la agenda de “Tareas pendientes”. Valga como recordatorio el presente artículo de la necesidad de impulsar su creación en aquellas organizaciones que tengan obligación de ponerlo en marcha y que todavía sea un proyecto a largo plazo.
El tiempo se acaba, os recordamos la fecha del 17 de diciembre de 2021, como límite para que España transponga la Directiva 2019/1937 (UE) del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de Octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. El artículo 26 relativo a la trasposición y periodo transitorio, apartado 2, establece que: “2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, para las entidades jurídicas del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores, los Estados miembros pondrán en vigor, a más tardar el 17 de diciembre de 2023, las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas necesarias para dar cumplimiento a la obligación de establecer canales de denuncia interna en virtud del artículo 8, apartado 3.”. Todas las entidades de derecho público y las organizaciones privadas deberán haber sido capaces, en los plazos establecidos, de poner en marcha sus buzones de denuncias y procedimentar su gestión interna, o bien elegir aquellas empresas externas que puedan prestarles este servicio en condiciones de seguridad y privacidad. El Gobierno español trabaja en un anteproyecto de Ley para trasponer la Directiva que tendrá que ver la luz muy pronto.
La aprobación de la nueva Ley deberá dar respuesta a dudas surgidas del texto del anteproyecto. Dudas sobre quienes son los terceros a los que tenemos que comunicar el canal. Definición del ámbito de la normativa general o sectorial a la que se refiere, se tendrá que definir quienes pueden acceder al canal como implicados en tareas de cumplimiento, y esto comprende tanto a personal de interno como el ámbito de actuación de las empresas externas que participen en la gestión del canal, etc.
Hay muchas aristas en las que trabajar: periodo de conservación de la información en el canal, supresión de la información, actuaciones fuera del canal en caso de que la investigación progrese, es decir tratamiento de la información en otros entornos, lo que nos lleva a activar todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la información, la cual, en muchos de los casos, puede llevar datos personales y categorías especiales de datos. Informar en términos de protección de datos a los afectados. Establecer cuando y que personas de la organización que no pertenecen al área de cumplimiento van a poder acceder a la información de los empleados en caso de que, la investigación conlleve la imposición de una sanción laboral, es decir, como va a llegar la investigación al departamento de RRHH.
Pero la gran dificultad que se refleja en todos los foros es la concienciación sobre el uso del canal, una tarea que debe ir asociada a la creación del propio canal. Las personas usuarias pueden tener dudas de la privacidad y de la confidencialidad, miedo a represalias en el entorno de la organización, falta en si de cultura empresarial de cumplimiento, etc. Hay que desterrar el concepto de “chivato”, y transformarlo en positivo como persona que colabora y ayuda en la solución de problemas y en el desarrollo de un buen nivel de cumplimiento y garantía de los derechos en el seno de su organización, lo que beneficia a todos.
Esto exige por parte de la organización el desarrollo de un plan de comunicación que explique muy bien a los afectados la esencia del canal, la importancia de su funcionamiento, las garantías y protección de los derechos a los denunciantes. Hay que enviar señales claras de que el uso del canal es un beneficio individual y colectivo de la organización. El Canal de denuncias debe verse como una herramienta poderosa para luchar contra el fraude, la defensa de derechos y en definitiva el cumplimiento que ayuden a las empresas a alcanzar un alto estándar ético.
No podemos dejar de mencionar que las organizaciones afectadas que no dispongan canal de denuncias podrán ser sancionadas: por impedir las denuncias, por adoptar posibles represalias contra denunciantes, por promover procedimientos abusivos contra estos, e incumplir la confidencialidad y protección de los denunciantes. Los denunciantes podrán igualmente ser sancionados en caso de denuncias con información falsa a sabiendas.
Los Departamentos de cumplimiento tiene por delante una tarea importante.
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María Victoria López Carnevali
Asesor Jurídico. Auditor protección de datos. Consultor de Compliance Penal
