¿Cumple tu sistema interno de información con las exigencias de la Ley 2/2023 de Protección al Informante?
Este año 2023 se acerca a su término y con la llegada de diciembre finaliza el plazo final que la Ley 2/2023 de Protección al Informante nos daba para implantar un sistema interno de información o de denuncias como quiera denominársele.
Recordemos antes de entrar en materia quienes están obligados por esta norma:
Sector Privado:
- Personas físicas o jurídicas con 50 o más trabajadores.
- Personas jurídicas de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
- Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones creadas por estos cuando reciban o gestionen fondos públicos.
- Las personas jurídicas que no estén obligadas podrán establecer estos sistemas de forma voluntaria.
Sector Público:
- Todas las entidades que integran el sector público estarán obligadas a disponer de un sistema interno de información.
Las Administraciones, organismos, empresas y demás obligados a contar con un Sistema interno de información deberían de haberlo implantado, o adaptado el existente, en el plazo máximo de 3 meses desde la entrada en vigor de la Ley, esto es, el 13 de junio de 2023.
Los obligados del sector privado que cuenten con 249 trabajadores o menos, y los municipios de menos de 10.000 habitantes, tenían una ventaja al disponer de un plazo extendido hasta el 1 de diciembre de 2023, pero la fecha se acerca.
El sistema interno debe cumplir con las siguientes premisas:
- Garantizar la seguridad y la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado y de la investigación.
- Permitir comunicaciones por escrito y/o verbalmente.
- Permitir comunicaciones anónimas.
- Integrar los distintos canales internos que pudieran establecerse dentro de la entidad.
- Garantizar la gestión efectiva de forma que el primero en conocer la posible irregularidad sea el empleador.
- Ser independientes y aparecer bien identificados de otros sistemas.
- Contar con un Responsable del Sistema.
- Contar con una política que recoja los principios generales y sea trasladada a todos los interesados.
- Contar con un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas.
- Establecer las garantías para la protección de los informantes.
Como parte troncal de este sistema encontramos los canales que se hayan establecido como medio o vía para recibir esas comunicaciones que sean gestionadas en el marco del sistema interno.
Todo obligado a establecer un sistema y canal interno habrá de haber verificado que el medio elegido, ya fuese una cuenta de correo electrónico una herramienta o plataforma, o incluso un número telefónico, permite cumplir con todos estos requisitos con plenas garantías.
Especialmente será relevante que el sistema elegido permita aplicar medidas suficientes que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información y la trazabilidad de todo el proceso.
Cuenta con Helas Consultores si quieres comprobar si el diseño de tu sistema interno y su correspondiente canal cumplen de forma adecuada y óptima de la Ley 2/2023 e incluso si es acorde igualmente con los requisitos del Código Penal para los Modelos de Organización y Gestión para la Prevención de Delitos.
Paloma Mendo Samitier
Consultor de Helas Consultores
