¿Estamos listos para tener un canal interno de comunicación que cumpla los requisitos?

In julio 12, 2022
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A la espera de que la Ley que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción sea una realidad, empresas y administraciones públicas adelantan deberes.

La Comunidad de Madrid ultima la creación de su canal interno de comunicación para que sus trabajadores puedan trasladar indicios o sospechas de posibles irregularidades que pudieran darse en el seno de los organismos de la región (lee aquí la noticia completa).

Da así un primer paso para dar cumplimiento a la futura Ley que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción aun en fase de Anteproyecto.  

¿Cumplirá este canal con las exigencias de la Ley? Habremos de esperar tanto a la propia versión final de la Ley que se apruebe como a la puesta en marcha del canal.

Mientras tanto, podemos hacer una evaluación previa de nuestros canales para identificar si vamos por buen camino.

¿Qué hemos de tener en cuenta?

  • Delimitar claramente el alcance.

Para que un canal cumpla con la normativa de aplicación a canales internos habrá de permitir la comunicación de actuaciones que, de probarse, constituyan un delito o infracción muy grave o grave o vulneraciones del ordenamiento jurídico y que afecten directamente al interés general.

Para facilitar su uso, se habrán de identificar claramente los ámbitos de aplicación.

Por ejemplo: que el canal es el adecuado para comunicar hechos que puedan suponer un Delito tipificado en el Código Penal, una Infracción Administrativa (como un fraude a Hacienda, que no llegue a constituir un delito), una vulneración de las normas de aplicación a Igualdad, etc.

  • Establecer las excepciones.

Los usuarios del canal han de tener claro qué temas NO son susceptibles de ser comunicados a través de este medio, por lo que se deberán establecer las excepciones que apliquen.

Es recomendable ofrecer alternativas ya que las actuaciones o hechos que se puedan querer comunicar pueden ser de suficiente importancia tanto para el interesado como para la empresa.

Por ejemplo: Si un empleado quiere poner una queja acerca de condiciones laborales, turnos o trabajos asignados, etc. habrán de ponerse en contacto con el área/dpto. de Recursos Humanos.

  • Establecer el ámbito personal de aplicación.

El canal deberá estar disponible para todas aquellas personas que trabajen para la empresa y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

  • personas con condición de empleados públicos y trabajadores por cuenta ajena;
  • autónomos;
  • accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
  • cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Cuidado: Ten en cuenta que, si el canal se integra en un Sistema de Compliance que quieras certificar, deberá estar abierto a otras partes interesadas como a clientes, representantes de los trabajadores, proveedores, otros terceros, al público, a los medios de comunicación o a los reguladores.

  • Cumplir ciertos requisitos generales.
  • Ofrecer garantías de seguridad, confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero y de las actuaciones de investigación.
  • Permitir comunicaciones por escrito y/o verbalmente.
  • Permitir comunicaciones de forma anónima.
  • Integrar los distintos canales internos que existan en la entidad.
  • Garantizar la gestión efectiva de forma que el primero en conocer la irregularidad sea el empleador.
  • Ser independientes y aparecer bien identificados de otros (salvo canal común para grupo de empresas) .
  • Contar con un Responsable del Sistema.
  • Contar con una política que recoja principios generales.
  • Contar con un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas.
  • Establecer las garantías para la protección de los informantes.
  • Delimitar y controlar los accesos al canal.

El acceso a la información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

  • El responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
  • El responsable de recursos humanos (cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador).
  • El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
  • Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
  • El Delegado de Protección de Datos.
  • Otras personas o terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

El éxito o fracaso de nuestro canal dependerá, en primer lugar de que su diseño desde su creación sea acorde a lo exigido legalmente, pero también a su efectiva aplicación y gestión.

Podremos tener un canal con apariencia legal pero que resulte totalmente inútil o un mero espejismo de la voluntad de cumplir si llegado el caso no se gestionan de forma adecuada las comunicaciones que nos lleguen.

Se podrán dar casos que repercutan muy negativamente en la imagen de la compañía en caso de ignorar las alertas, siendo el ejemplo más reciente el escándalo que parece haber destapado la BBC acerca del presunto trato dado a varias personas que alertaron sobre irregularidades en la ONU lo que llevaría a plantear serias dudas sobre la organización ante un posible fracaso en brindar protección o alivio a los denunciantes (lee aquí la noticia).

 

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Paloma Mendo Samitier

Consultor de Helas Consultores

       

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