Canal de denuncias: Listos para comenzar.
Ya desde 2018, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, se contempla en su Preámbulo I “la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión, en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable”
No podemos pues decir que esto nos pilla por sorpresa. Tras el ruido que ha hecho la entrada en vigor de la normativa en España de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, que, por cierto, ha sido una trasposición retrasada hasta el límite en España, por fin, podíamos pensar que sabíamos a que atenernos.
La orquesta legislativa de la (UE), nos ofrece una vez más un escenario incierto y lleno de dudas. La libertad de regulación en los países trae sobre la mesa, especialmente a las grandes corporaciones con negocio en diferentes países de la UE, la coordinación entre las diferentes legislaciones que en cada sede deben aplicar respecto de la creación y regulación de un “Canal del denunciante”. Y esto no tiene a veces fácil solución. Se plantean si es más práctico una gestión unificada del canal para todas sus sedes, o bien una gestión descentralizada con atención a múltiples canales.
Dentro de una misma organización, en diferentes países, la interpretación de las normas que rigen el canal a la hora de una investigación de un hecho comunicado no es sencilla. Los responsables del canal quieren tener cerca su problema para su solución. La atención de una denuncia en un canal centralizado, por alguien que no conoce correctamente la organización y el funcionamiento de su sede en otro país, puede ralentizar y perjudicar la propia investigación, por muchos códigos éticos y principios generales que emanen de la matriz. Las peculiaridades de cada organización, la especialización normativa del país donde reside y la flexibilidad o dureza en la aplicación de infracciones, si estas llegan a materializarse, son un elemento diferenciador y a veces de difícil conciliación.
Los responsables de las organizaciones tienen muy presente que la obligación de no tener un canal de denuncias supone la aplicación de una sanción muy grave cifrada con multas de hasta 1 millón de euros. La cuenta atrás para las corporaciones de mas de 250 trabajadores, para tener listo el canal ya ha terminado. Los responsables se están enfrentando a la creación de procedimientos que gestionen sus canales, a designar las personas que deben atender esta línea de comunicación de denuncias, a seleccionar la gran oferta que ha surgido entorno a esta gestión de plataformas, aplicaciones y externalización de servicios, por cierto, no todos afables o de fácil comprensión, a configuraciones de los usuarios del canal que preserven la confidencialidad y las medidas de seguridad de toda la información de lo notificado por el denunciante. Estas herramientas, ante la falta de claridad de la normativa se deben ir poco a poco adaptando a los escenarios que tiene ante si, sin poder apartarse del cumplimiento estricto de la norma.
Quizá un verdadero problema es designar, dentro de la organización que persona es la más idónea para atender el canal. España determina en la Ley 2/2023 que: “Artículo 8.4: El Responsable del Sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo”.
¿Y si dentro de la empresa no tenemos a alguien que, si bien es directivo, sin embargo, no es independiente de los Órganos de la empresa? ¿Qué nivel de preparación o conocimiento debe tener para este Responsable, por ejemplo, en España, cuando se enfrente a una comunicación de una posible comisión de un delito del artículo 31 Bis del CP?. La limitación de acceso al canal ¿Hace que su responsable debe entender de todo como para hacer participar a otros responsables de área, solo cuando les afecte tomar medidas? Entendemos que es demasiada responsabilidad para un solo cargo.
Por otro lado, nace la norma y crea una figura A.A.I “Autoridad Independiente de Proteccion del Informante”, la cual nos podría ayudar con sus directrices a interpretar aquellas partes de la normas poco transparentes o de difícil aplicación, y como todos sabemos dicha Autoridad aún no ha sino creada.
Lo cierto, es que, una vez más las empresas se enfrentan a obligaciones legales sin apoyo de las instituciones no solo del estado sino a nivel europeo. Obligaciones que pueden suponer muchos euros en sanciones en caso de incumplimiento. Aún estamos levantando cabeza en relación a la entrada en vigor de la normativa de protección de datos y la aplicación obligatoria de sistemas de gestión de compliance, cuando nos despertamos con un problema añadido organizativo, medios, costes, etc. de implantación de un Canal de denuncias.
En resumen, nos toca aprender sobre la marcha, los que nos dedicamos al mundo del asesoramiento, guiándonos por nuestra experiencia en materia de cumplimiento, intentando que nuestros clientes optimicen medios económicos, con medios humanos sin alejarnos del objetivo: Artículo 1 Finalidad de la ley 2/2023 ”otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones a que se refiere el artículo 2, a través de los procedimientos previstos en la misma. 2. También tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.”
María Victoria López Carnevali
Asesor Jurídico- Auditor de Helas Consultores
